Kenny in #agent-account

Kenny is de assistent van de studio. In #agent-account leest hij mee en antwoordt hij op elk bericht, in de thread. Hij zoekt in de vault, kijkt live in Teamleader, zet wijzigingen in Teamleader klaar en post elke werkdag wat de accountmanagers moeten weten.

Het kanaal is klein: Jeff en Michel, de oprichters, en Lowie. Alle drie kunnen ze Teamleader live laten lezen, wijzigingen laten klaarzetten en die goedkeuren. Michel en Lowie keuren sinds 29 oktober 2026 goed met dezelfde rechten als Jeff.

Kenny voert zelf nooit iets uit. Hij zet klaar, een van hen beslist en code op de server voert uit. Die code heet de writer.

Vragen stellen

Vraag het in het kanaal zoals je het een collega zou vragen. Kenny zoekt eerst in de vault: de wiki, de dagelijkse digests en het triagerapport van die ochtend. Wat hij niet vindt, zegt hij. Hij vult niets aan met gissingen.

Voor Jeff, Michel en Lowie kijkt hij ook live in Teamleader: deals en offertes, projecten met hun taken en uren, facturen en creditnota's, tijdregistraties en afwezigheden. Daarbij leest hij alleen. Wijzigen loopt altijd via een set en een goedkeuring, zoals hieronder. Je kan bijvoorbeeld vragen:

• welke facturen nog openstaan bij een klant
• aan welke deal en welk project een factuur hangt
• welke taken er nog openstaan op een project, en voor wie
• hoe een of meer projecten ervoor staan tegenover hun budget, met een figuur erbij

Kenny antwoordt in woorden en plakt nooit ruwe data. Bedragen zijn exclusief btw, tenzij je vraag over betalen gaat. Hij zegt erbij dat het cijfer live uit Teamleader komt, en van welk uur. Vindt hij niets op een naam, probeer dan een kortere of andere schrijfwijze. Dat Teamleader niets vindt, bewijst niet dat het er niet is.

Boekhoudkundige keuzes, zoals het boekjaar waarin iets valt, maken Jeff en de boekhouder. Kenny levert de feiten uit Teamleader. Vraagt iemand anders dan Jeff, Michel of Lowie iets dat alleen Teamleader weet, dan zegt Kenny dat een van hen het kan laten opzoeken.

Goed om te weten:

• Een bewerkt bericht leest Kenny niet opnieuw, en een bericht met een bijlage negeert hij in dit kanaal. Stuur je vraag als gewoon, nieuw bericht.
• Op weekdagen tussen 06:40 en 07:30 haalt de ochtendpull Teamleader binnen. In dat venster leest en schrijft Kenny niet in Teamleader. Wacht dan tot erna.

Wijzigingen laten voorbereiden

Jeff, Michel en Lowie kunnen Kenny vragen om iets in Teamleader aan te maken of te wijzigen. Kenny zet het klaar als een set: een genummerde lijst van stappen. De server controleert elke stap en zet een kaart in de thread. Pas na een voer uit van een van hen gebeurt er iets.

Kenny werkt met de namen zoals ze in Teamleader staan. Raakt een naam niet precies één record, dan blokkeert de server die stap en toont hij de kandidaten. Ontbreekt er iets verplichts, zoals de klant, de deal, de prijzen of de data, dan vraagt Kenny het eerst. De server houdt zich aan de regels van Account Workflow. Een stap die ertegen ingaat, blokkeert hij.

Wat Kenny kan klaarzetten

• Deals. Aanmaken, bijwerken, naar een andere fase verplaatsen, winnen of verliezen. Een nieuwe deal komt in de Project Pipeline, tenzij je een andere pipeline noemt.
• Offertes. Aanmaken, aanpassen zolang ze open staan, en aanvaarden. Kenny verstuurt een offerte nooit naar de klant. Dat doe je zelf.
• Projecten. Aanmaken op de deal, bijwerken, sluiten of heropenen, een deal of offerte koppelen, een eigenaar of teamlid toevoegen. Een project staat op vaste prijs. Niet factureerbaar kan alleen op klant Uncanny, voor pitches en intern werk. Regie kan alleen met een reden, en die staat dan op de kaart.
• Taken. Aanmaken, bijwerken en toewijzen. Een taaknaam komt van de vaste lijst (motion design, editing, compositing, grading, audio, vfx supervision), in kleine letters. Een andere naam kan als je erom vraagt. De kaart zegt het dan.
• Notities op een project, een deal of een bedrijf.
• Materialen op een project, altijd met een hoeveelheid en een eenheidskost.
• Planning, sinds 27 oktober 2026. Iemand op een taak inplannen voor een dag, een item in de agenda zetten of annuleren, en tijd registreren op een taak. Wat zo gepland staat, kan Kenny ook aanpassen.

Bij het inplannen kijkt de server naar de beschikbaarheid. Op een dag zonder werktijd, zoals een verlofdag, een sluitingsdag of het weekend, boekt hij niet, tenzij je er uitdrukkelijk om vraagt. Raakt de dag overboekt, dan staat dat op de kaart en gaat de boeking toch door. Een agenda-item nodigt alleen teamleden uit. Het type is standaard een taak, en een call of meeting kan ook. Tijd staat altijd op een taak, met een werktype.

Iemand inplannen op een taak die dezelfde set pas aanmaakt, lukt niet in één keer. Dat wordt een tweede set. Kenny zet na je voer uit niet zelf een volgende set klaar. Hij zegt welke zin je dan in de thread stuurt, bijvoorbeeld "plan nu Gerrit in".

Recepten

Wat vaak terugkomt, zet Kenny klaar als één set uit een vast recept.

• Nieuw project. De set doet wat de UC Project Builder doet, plus het Teamleader-project en de projectpagina: een map op de NAS, het Slack-kanaal, een rij in de Project Status-lijst, de deal in de Project Pipeline, het project in Teamleader en de pagina in de vault. Map, kanaal, rij en pagina krijgen dezelfde naam, klant-project. Het project hangt aan de open deal en heeft nog geen prijs. Die volgt met "deal gewonnen". Taken komen er alleen bij als je erom vraagt of als de briefing ze noemt. Ontbreken klant, projectnaam, account lead of creative lead, dan vraagt Kenny ernaar. Een stap overslaan doe je met voer uit behalve 1, zoals de vinkjes in de builder.
• Deal gewonnen. Dit recept is voor een project dat al op zijn open deal staat. De set aanvaardt de offerte, wint de deal, koppelt de offerte aan het project en zet de vaste prijs gelijk aan de aanvaarde offertes.
• Deal verloren. De set verliest de deal, met de reden. Heeft de deal al een project, dan stelt Kenny voor om dat in dezelfde set te sluiten.
• Meerwerk. De set maakt een nieuwe deal Meerwerk <project>: <scope> met een eigen offerte, aanvaardt die offerte, wint de deal en hangt beide aan het bestaande project. De vaste prijs wordt de nieuwe som van alle aanvaarde offertes. De oorspronkelijke offerte blijft ongewijzigd.
• Project afsluiten. De set sluit het Teamleader-project, zet de gewonnen deal in de Project Pipeline op "for archive" en de rij in de Project Status-lijst op forarchive. De deal blijft gewonnen. De projectpagina zit niet in de set en verhuist toch mee: de Slack-pull van de volgende werkdag ziet de nieuwe status, en de triage zet de pagina daarna in forarchive. Heeft het project nog open taken, dan vraagt Kenny of die op done moeten. Loopt er een vervolg onder dezelfde naam, dan krijgt dat een eigen "nieuw project".

Een wiki-update

Kenny kan ook een update van een wikipagina klaarzetten, bijvoorbeeld een logregel op een projectpagina. Dat doet hij alleen als je erom vraagt. Hij zegt welk nummer de update kreeg. Ze komt pas op de pagina als Jeff, Michel of Lowie voer uit met dat nummer antwoordt, in de thread waarin Kenny ze klaarzette.

De kaart

Wat je goedkeurt, is nooit Kenny's eigen tekst. Je keurt de kaart van de server goed, en die toont wat de server echt zal doen. Ze staat binnen een minuut in de thread, meestal al na enkele seconden. De kaart is in gewone taal:

• Bovenaan staan de titel van de set, het setnummer en tot wanneer het plan geldig is. Raakt de set ook de NAS, Slack of de vault, dan staat dat erbij.
• Elke stap krijgt één regel, zonder ids of regelcodes. Bedragen staan erop, exclusief btw.
• Naast een stap staat wat je moet weten: hoe vol iemands dag dan staat, een overboekte dag, iets dat al bestaat, of "onomkeerbaar".
• Een geblokkeerde stap zegt waarom.
• Onderaan staan de woorden die je kan antwoorden, en wie mag goedkeuren.

Zo ziet een kaart eruit. Het voorbeeld is een boeking, met voorbeeldnamen:

*Goedkeuren?* "Yannick 4 uur op renson-campaign2027, 28/10"
Set 2026-10-27-005, 1 item, geldig tot 16:00.

1. Boeking: Yannick, wo 28/10, 4 u op "Motion design" (renson-campaign2027). Die dag dan 8 u van 8 u gepland.

Antwoord `voer uit`, of `stop`. Achteraf: `verwijder` in deze thread haalt weg wat de set aanmaakte. Alles technisch: `details`. Alleen Jeff, Michel of Lowie kan goedkeuren.

Goedkeuren en terugdraaien

Antwoord in de thread van de set met een van deze woorden. Code leest ze, dus typ ze zonder extra tekst. Hoofdletters en een punt achteraan maken niet uit. Alleen Jeff, Michel en Lowie kunnen ze geven. details mag iedereen vragen.

Het resultaat staat meestal na enkele seconden in dezelfde thread.

Undo zet een wijziging terug naar wat er voordien stond. Iets nieuws verdwijnt niet. Het gaat buiten gebruik. Een deal, offerte, project of taak krijgt [UNDO] voor de naam, en de writer verliest de deal, sluit het project en zet de taak on hold. Een kanaal archiveert hij, een rij zet hij op Archive en een agenda-item annuleert hij. Alleen een eigen boeking of tijdregistratie die minder dan een dag oud is, verwijdert undo echt. Wat iemand sindsdien in Teamleader aanpaste, laat de writer staan.

Verwijder werkt alleen in de thread van de set die het record aanmaakte, en alleen voor records die nog de naam dragen die de writer ze gaf. Zo haal je deals, offertes, projecten, taken, materialen, notities, boekingen en tijdregistraties weer weg, net als de rij in de Project Status-lijst en de projectpagina. Een Slack-kanaal archiveert de writer, want Slack kent geen verwijderen, en een agenda-item annuleert hij. Een map op de NAS blijft altijd staan. Die ruim je zelf op.

Onomkeerbaar. Een deal winnen of verliezen, een offerte aanvaarden en een agenda-item annuleren kan Teamleader niet terugdraaien. De kaart zet er vooraf "onomkeerbaar" bij. Terugzetten gaat dan met de hand in Teamleader.

Geldigheid. Een plan blijft 30 minuten geldig. De kaart zegt tot wanneer. Daarna weigert Kenny een voer uit. Vraag hem dan in de thread om de set opnieuw op te stellen, en je krijgt een nieuwe kaart. undo en verwijder werken ook later. De writer kijkt dan zelf na wat er sindsdien veranderde.

Intussen aangepast? Bij het uitvoeren vergelijkt de writer elk record dat de set wijzigt opnieuw met wat Kenny las. Paste iemand het intussen aan in Teamleader, dan stopt de set bij die stap. Wat al uitgevoerd is, blijft staan. Vraag Kenny dan om de rest opnieuw klaar te zetten.

Wat Kenny zelf post

Het triagerapport

Elke werkdag na de triage van 07:45 post Kenny het rapport van de ochtend: de agenda van vandaag, wat er verwerkt is, de open flags, de dossiers waar de bal bij ons ligt en per externe afspraak een korte voorbereiding. Het bericht begint met "Triage" en de datum.

Beantwoord je in het kanaal een open flag, dan noteert Kenny je antwoord bij die flag. De triage van de volgende werkdag voert het uit. Flags van soort gevoelig beantwoord je niet in het kanaal. Daarvoor ga je naar Jeff.

De budgetpost van 08:30

Elke werkdag om 08:30 post Kenny de budgetstatus van alle lopende projecten, live uit Teamleader. Eerst komt een figuur met een regel per factureerbaar project. Daarna volgt een korte tekst over wat aandacht vraagt. Per project telt het slechtste van geld en uren. Vanaf 80 procent staat er "let op", vanaf 100 procent "over budget". Een project zonder budget en zonder raming staat apart als "geen raming", want het valt niet te meten. Werk in regie dat nog niet gefactureerd is, krijgt een eigen regel. De post komt uit code, zonder model, en leest alleen.

Het resultaat van elke set

Na elke voer uit, undo of verwijder zet Kenny het resultaat in de thread van de set. Per stap staat er in de woorden van de kaart of ze uitgevoerd, overgeslagen, geblokkeerd of mislukt is. Heeft het project een pagina in de vault, dan krijgt die na een uitgevoerde set een gedateerde regel met wat er veranderde. Bedragen komen nooit op de projectpagina.

Figuren bij cijfers

Vraag je een overzicht van budget, marge, kosten of uren van een of meer projecten, dan plaatst Kenny eerst een figuur in de thread en daarna zijn uitleg. Per project toont ze een balk voor prijs, kost en marge, en daaronder een balk met de geregistreerde uren tegenover de raming. Kenny levert alleen cijfers die hij live in Teamleader of in de vault vond. De code tekent de figuur, zodat elke budgetfiguur er hetzelfde uitziet. Een figuur toont hoogstens acht projecten. Voor één los getal maakt Kenny er geen.

Wat Kenny nooit doet

Deze grenzen zitten in de code op de server. Ze gelden ook als iemand erom vraagt.

• Hij stuurt nooit iets naar een klant. Offertes en facturen verstuurt hij niet, en via Peppol gaat er niets weg. Een agenda-item nodigt alleen teamleden uit. Contacten van klanten weigert de server.
• Hij boekt geen facturen, registreert of verwijdert geen betalingen en maakt geen creditnota's.
• Bedrijven, contacten en facturen maakt of wijzigt hij niet.
• Hij verwijdert geen records die hij niet zelf aanmaakte. Verwijderen kan alleen met verwijder in de thread van de set die ze aanmaakte.
• Op de NAS maakt hij alleen nieuwe projectmappen. Hij verwijdert, hernoemt of overschrijft daar nooit iets.

Los daarvan bespreekt Kenny in het kanaal geen vennoten- en aandeelhouderszaken. Daarvoor verwijst hij naar Jeff. Wachtwoorden, tokens en configuratiebestanden toont hij nooit.

Wat nog komt

Kenny gaat Teamleader ook zelf bewaken. Dat deel is gepland en nog niet gebouwd. Elke werkdag na de ochtendpull controleert de server dan de Teamleader-regels van Account Workflow (zie daar Bewaking), de controlepunten per projectfase, de naamgeving en de koppelingen tussen Teamleader, het Slack-kanaal, de map op de NAS en de projectpagina. Die controle draait als code, zonder model, en kost dus geen tokens. Wat afwijkt, komt in dit kanaal. Waar het kan, staat er een correctie klaar die je met dezelfde woorden goedkeurt. Later volgen een bericht per accountmanager, een wekelijks overzicht per persoon voor de oprichters en een korte brief per lopend project voor de Startup.

Gerelateerde pagina's

• Account Workflow: de Teamleader-regels en, onder Bewaking, de geplande controle
• agents-overzicht: alle geautomatiseerde taken op de server